Что должна знать компания, отправляя сотрудника в командировку: полный гайд по документам и срокам

• Командировочное удостоверение. Внутренний документ, который визируется в месте прибытия для подтверждения сроков. Сегодня часто заменяется отметками в приказе. 
  
• Уведомление в ГИТ. Обязательное с 2026 года электронное извещение для Государственной инспекции труда о факте командировки. 
  
• Денежный аванс. Средства на расходы: проживание, питание, проезд. Выдается на основании расчета и приказа.
  

Этап 2. Документы, которые сотрудник ДОЛЖЕН ВЕРНУТЬ после командировки

Это критически важный этап для закрытия финансовых вопросов и подтверждения расходов.

• Авансовый отчет. Итоговый финансовый документ, где сотрудник отчитывается за выданный аванс, прикладывая все подтверждающие чеки. Срок сдачи: в течение 3 рабочих дней после возвращения или окончания срока, на который выдан аванс.
• Подтверждающие документы (прилагаются к авансовому отчету).
  
• Посадочные талоны— обязательны для подтверждения факта перелета.
  
• Чеки (БСО) (оригиналы за проживание (гостиничный счет), проезд на такси/транспорте, питание (если это сверх суточных)).
  
• Отметка о задержке рейса (если рейс задержали/отменили, обязательно нужен штамп авиакомпании или официальная справка).
  

Как оптимизировать процесс? Решение от ООО «ВЫСОТА»

Мы взяли на себя не только бронирование билетов, но и полное сопровождение документооборота для наших корпоративных клиентов. Формируем пакет документов для бухгалтерии и храним весь цифровой архив. В случае утери, выдаем справку о подтверждении перелёта. Это снижает нагрузку на HR и финансовые риски компании на 90%».

Напоминаем, что мы можем для Вас:

• Оформить билет (Авиа или ЖД);
  
• Выбрать место, или добавить негабаритный багаж;
  
• Оформить страховку;
  
• И другие услуги.
  

Итог: Грамотное оформление командировки — это управление рисками. Инвестируя время в отлаженный процесс сегодня, вы экономите значительные суммы и нервы завтра.